Простая электронная подпись в свете поправок к Трудовому кодексу

Последняя поправка к Трудовому кодексу, вступившая в силу в октябре 2023 года, внесла серьезные изменения в электронную доставку документов работникам. Рассказываем об основных видах электронных подписей, насколько они гарантируют сохранность данные и для чего используются?

Но скорректировала ли поправка к закону № 262/2006 (далее Трудовой кодекс) условия электронной обработки трудовых документов до такой степени, что их можно теперь подписывать простой электронной подписью? Давайте рассмотрим этот вопрос подробнее. 

Параметры «простой» электронной подписи

Согласно Регламенту (ЕС) № 910/2014 Европейского парламента и Совета от 23 июля 2014 года об электронной идентификации и доверительных услугах для электронных сделок на внутреннем рынке («eIDAS»), электронная подпись — это «данные в электронной форме, которые присоединены к другим данным или логически связаны с ними и которые лицо использует для подписания». 

Действующее сегодня законодательство различает несколько видов электронных подписей, среди которых можно выделить гарантированную, признанную, квалифицированную, а также вышеупомянутую простую электронную подпись. 

В общих чертах можно сказать, что, прежде всего, признанные и квалифицированные электронные подписи на очень высоком уровне гарантируют как идентификацию подписанта и неизменность данных, так и личность автора электронной подписи. 

К сожалению, аналогичный вывод нельзя сделать в отношении простой электронной подписи, поскольку этот вид предъявляет самые низкие требования к идентификации подписавшего лица из всех видов электронных подписей. Тем не менее, она соответствует юридическому определению электронной подписи по смыслу Регламента eIDAS и считается действительной электронной подписью. 

Не говоря уже о том, что на практике это наиболее широко используемый тип электронной подписи во всем спектре бизнеса — от кредитных организаций, интернет-магазинов до страховых компаний. Причина в том, что простая электронная подпись — единственная, которая не требует ни квалифицированных средств для создания электронных подписей, ни квалифицированного сертификата, выданного проверенным удостоверяющим центром (например, Czech Post), что делает подписание с помощью этого типа электронной подписи очень простым. Естественно, существует и ряд частных провайдеров, которые можно использовать для подписания документов простой электронной подписью (например, DocuSign, Singi, DigiSign и т. д.). Однако можно ли использовать этот тип электронной подписи для подписания трудового договора, соглашения о выполнении работ или прекращении трудовых отношений? Ответ на этот вопрос не однозначен. 

Электронная подпись важных документов 

Даже после того, как поправки к Трудовому кодексу смягчили условия электронной доставки, некоторые документы по-прежнему нельзя подписать простой электронной подписью. В основном это так называемые важные документы, указанные в разделе 334 Трудового кодекса, для которых по закону требуется более строгая форма доставки «лично в руки». В частности, речь идет, например, об увольнении, немедленном прекращении трудовых отношений, прекращении трудовых отношений в период испытательного срока и других документах, связанных с прекращением трудовых отношений, а также об отстранении от должности или увольнении с должности руководящего работника или справке о заработной плате или окладе. 

Для этих важных документов закон по-прежнему требует, чтобы они были снабжены признанной электронной подписью, которая обеспечивает более высокий уровень уверенности в идентификации подписавшего лица. В то же время, для того чтобы важный документ был доставлен работнику в электронном виде через сеть или службу электронных коммуникаций (например, по электронной почте), работник теперь должен дать предварительное письменное согласие на такой способ доставки, указав свой электронный адрес для доставки. 

Такое согласие должно содержаться в отдельном документе (т. е. оно не может быть частью трудового договора) и может быть отозвано работником в письменной форме в любое время. Перед тем как дать согласие, работодатель также должен в письменной форме проинформировать работника об условиях вручения документа с помощью сети или службы электронных коммуникаций, включая установленный законом 15-дневный срок, в течение которого вручение документа считается осуществленным.

С точки зрения работодателя, практичнее доставить документ работнику с помощью почтового ящика, если работник его завел и имеет право получать в нем сообщения с частными данными. Это связано с тем, что доставка с помощью почтового ящика не требует ни специального согласия работника на электронную доставку, ни фактического проставления признанной электронной подписи на документе, поскольку документ, отправленный с почтового ящика работодателя, автоматически считается подписанным признанной электронной подписью. 

Другие документы 

Закон также специально регулирует вручение отдельных двусторонних юридических договоров, заключенных между работодателем и работником, которые не подпадают под перечень важных документов и указаны в положениях раздела 21 Трудового кодекса. К этой группе относятся, например, трудовой договор, соглашение о выполнении работы, соглашение о трудовой деятельности, включая их изменения или соглашения об их прекращении. Эти двусторонние юридические договоры уже можно заключать с помощью простой электронной подписи, что, несомненно, является преимуществом. В таком случае работодатель по закону обязан впоследствии направить копию этих документов на электронный адрес работника. 

Если вышеупомянутые документы заключаются в электронном виде, работник имеет право на отзыв, что является еще одной особенностью, связанной с электронным заключением этих документов. Если работник еще не приступил к выполнению обязанностей по соответствующему договору, заключенному в электронном виде (например, не приступил лично к выполнению работы на оговоренном рабочем месте в соответствии с трудовым договором или соглашением о трудовой деятельности), он имеет право отказаться от договора в соответствии с пунктом 2 статьи 21 Трудового кодекса не позднее 7 дней с даты доставки документа работодателем на электронный адрес, сообщенный работником. Заявление о расторжении договора должно быть составлено в письменной форме и может быть также передано работодателю в электронном виде.

Простая электронная подпись может быть признана недействительной

Поправки к Трудовому кодексу привнесли ряд изменений, которые предоставляют работодателям и работникам большую степень гибкости при подписании договоров и других документов в электронном виде. Хотя простая электронная подпись по-прежнему не может использоваться для всех видов документов в трудовых отношениях (например, ее нельзя использовать для подписания уведомления об увольнении), уже существует достаточно широкий спектр документов, где она может быть использована (например, для подписания трудового договора или соглашения о найме), что, несомненно, является положительной тенденцией. 

Тем не менее, следует учитывать, что простая электронная подпись дает довольно низкую гарантию идентификации подписанта, что может нанести сторонам значительный ущерб в случае судебного спора. Поэтому, если у сторон есть возможность заключить документ, используя более надежную форму электронной подписи (например, признанную электронную подпись), это можно только рекомендовать.

Источник:

https://www.podnikatel.cz/clanky/prosty-elektronicky-podpis-ve-svetle-novely-zakoniku-prace/