Правила архивирования документов в бухгалтерском и налоговом учете

Архивирование документов является частью любого бухгалтерского учета. Правильное хранение документов в соответствии с действующими правилами может избавить предпринимателей от множества проблем во время проверок, а также послужить юридической защитой.

Архивирование бухгалтерских и налоговых документов подразумевает хранение всех документов — чаще всего бухгалтерских, расчетных и налоговых — в течение определенного срока, установленного соответствующим законодательством.

Архивация документов необходима не только для возможных проверок налоговой инспекции, но и для внутренних нужд самой компании или предпринимателя. На практике мы чаще всего возвращаемся к документам во время аудиторских проверок, ретроспективных проверок, рассмотрения жалоб или при разрешении правовых споров.

Виды документов и сроки хранения

Каждый вид документов — от счетов-фактур и кассовых чеков до финансовой отчетности — может иметь разный срок хранения, и эти сроки регулируются различными правовыми актами. Архивирование бухгалтерских документов (налоговых и других) регулируется Законом о бухгалтерском учете, Законом о НДС, Законом о подоходном налоге, а также Законом об архивах и делопроизводстве.

На практике недостаточно просто каким-то образом спрятать документы. Необходимо знать, какие документы хранить, как долго, в какой форме (бумажной или электронной), а также когда и как от них избавиться, например, путем уничтожения документов. Строгое соблюдение этих правил может избавить предпринимателей от множества неудобств, включая штрафы за несоблюдение сроков хранения документов или отсутствие доказательств, подтверждающих конкретную бухгалтерскую запись.

Архивирование в соответствии с Законом о бухгалтерском учете

Закон № 563/1991 «О бухгалтерском учете» регулирует вопросы хранения бухгалтерских документов в части шестой. В частности, Раздел 31 четко устанавливает обязанность хранить бухгалтерские записи в течение определенного периода.

В самом первом абзаце Раздела 31 говорится, что «субъекты бухгалтерского учета обязаны вести бухгалтерский учет за период, указанный в Разделе 2 или 3. Если иное не предусмотрено настоящим Законом, к их ведению применяются особые правовые нормы».

Во втором абзаце бухгалтерские записи делятся на три группы и для каждой из них устанавливается период хранения (если иное не предусмотрено Законом).

Финансовая отчетность и годовые отчеты хранятся в течение 10 лет с даты окончания отчетного периода, к которому они относятся. Бухгалтерские документы, бухгалтерские книги, планы амортизации, инвентаризационные описи, планы счетов и обзоры хранятся в течение 5 лет с даты окончания отчетного периода, к которому они относятся. Бухгалтерские записи, которые субъекты бухгалтерского учета используют для подтверждения бухгалтерского учета, хранятся в течение 5 лет с даты окончания отчетного периода, к которому они относятся.

Субъекты бухгалтерского учета (особенно компании, а также физические лица, ведущие бухгалтерский учет) обязаны хранить:

• Финансовую отчетность и годовые отчеты в течение 10 лет с даты окончания отчетного периода, к которому они относятся.
• Бухгалтерские документы, бухгалтерские книги, планы амортизации и обзоры денежных и бухгалтерских операций также в течение 10 лет.
• Бухгалтерские документы, подтверждающие бухгалтерский учет (например, счета-фактуры, банковские выписки), должны храниться в течение 5 лет с даты окончания отчетного периода.

Форма хранения не установлена законом, но должны быть обеспечены читаемость, неподверженность искажению и достоверность бухгалтерских документов. На практике документы могут храниться, например, в формате PDF с электронной подписью, если они соответствуют требованиям доказательности. Оцифровка пользуется большой популярностью.

Архивирование в соответствии с Законом о НДС

Закон № 235/2004 «О налоге на добавленную стоимость» в статье 35 возлагает на плательщиков НДС обязанность хранить налоговые документы в течение 10 лет с даты окончания налогового периода, в котором была совершена операция. Это относится как к совершенным, так и к полученным операциям, то есть к выставленным и полученным счетам-фактурам, как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

В Законе о НДС используется термин «хранитель». Хранитель обязан хранить налоговые документы и является налогоплательщиком, который:

«выдал налоговый документ или от имени которого был выдан налоговый документ, в отношении налоговых документов по совершенным операциям, или

имеет зарегистрированный офис или представительство в стране и является плательщиком или идентифицированным лицом в отношении налоговых документов по всем операциям, полученным в связи с зарегистрированным офисом или представительством в стране».

Таким образом, Закон о НДС прямо предусматривает, что налоговые документы хранятся в течение десяти лет с даты окончания налогового периода, в котором была осуществлена операция. Также установлено обязательство для лиц, имеющих зарегистрированный офис или представительство в стране, хранить документы в стране. Это положение не применяется, если документы могут храниться таким образом, чтобы к ним обеспечивался постоянный удаленный доступ.

Однако Закон о НДС также определяет способ хранения налоговых документов. Налоговые документы могут быть преобразованы из бумажной формы в электронную и наоборот. Налоговые документы также могут храниться в электронном виде с использованием электронных средств обработки и хранения данных. При этом должна быть гарантирована подлинность источника налоговых документов и целостность их содержания.

Архивирование в соответствии с Законом о подоходном налоге напрямую не устанавливает конкретные сроки хранения документов. Однако на практике распространены сроки в три или десять лет.

Закон устанавливает это в пункте 2 статьи 38 Закона, согласно которому налоговый администратор может доначислить налог в течение 3 лет с момента подачи налоговой декларации. Однако этот срок продлевается, например, в случае налогового убытка или возбуждения налогового разбирательства — в крайних случаях он может достигать 10 лет.

С практической точки зрения рекомендуется хранить все документы, подтверждающие доходы и расходы, не менее 10 лет, чтобы предприниматель мог доказать обоснованность расходов в случае ретроспективной проверки. К ним также относятся расчетные листки, договоры, путевые листы и другие сопутствующие документы.

Закон о подоходном налоге не содержит прямых указаний на архивирование, но его связь с Налоговым кодексом и возможность дополнительного налогообложения создают относительно строгие требования.

Когда и как безопасно завершить архивирование

По истечении установленного законом срока хранения документов предприниматель может приступить к их уничтожению. Уничтожение документов должно осуществляться безопасно, чтобы не нарушить конфиденциальность данных.

Для бумажных документов рекомендуется использовать шредер. Электронные документы необходимо удалять таким образом, чтобы их невозможно было восстановить обычными способами.

Обратите внимание на документы, которые могут быть важны одновременно по нескольким причинам, например, на счет-фактуру, который является одновременно бухгалтерским документом и налоговым документом по НДС. В этом случае применяется более длительный срок, например, 10 лет. Хранение документов также может быть связано с гарантией.

Уничтожение документов должно быть документировано – особенно крупным компаниям рекомендуется вести учет того, когда, как и какие документы были уничтожены. Если у предпринимателя есть сомнения относительно возможности уничтожения документа, лучше проявить осторожность и хранить его немного дольше – штраф за непредставление документов может быть выше стоимости их хранения.

Источник:

https://www.podnikatel.cz/clanky/archivace-dokladu-co-musite-vedet-nez-je-skartujete/?utm_source=newsletter-html-w&utm_medium=text&utm_campaign=2025-07-27