Самые распространенные ошибки в бухгалтерских и налоговых документах

Правильно оформленный налоговый документ имеет решающее значение для применения права на вычет НДС. В то же время он представляет собой важный бухгалтерский и налоговый инструмент. Внешний вид документа определяется законом о НДС.

На практике часто бывает, что документы оформлены неверно. Ошибки в этих документах могут привести не только к проблемам при налоговой проверке, но и к потере возможности вычета или необходимости уплаты налога по неправильно оформленному документу.

Виды налоговых документов согласно закону о НДС

Закон о НДС различает несколько типов налоговых документов. 

Налоговым документом считается письменный документ, который соответствует условиям, установленным в законе о НДС. Закон также устанавливает, что налоговый документ может иметь бумажную или электронную форму.

Однако в законе указано, что налоговый документ имеет электронную форму, если он выдан и получен в электронном виде. Использование налогового документа в электронной форме должно быть согласовано с лицом, для которого осуществляется поставка. За правильность данных в налоговом документе и за его выдачу в установленный срок отвечает всегда лицо, осуществляющее поставку. Таким образом, за правильность отвечает «поставщик».

Основным документом считается так называемый налоговый документ, согласно § 28 Закона о НДС, который плательщик выставляет при налогооблагаемом предоставлении. Помимо него существуют и другие виды документов, такие как упрощенный налоговый документ (§ 30), график платежей (§ 31), платежный календарь (§ 31a), исправленный налоговый документ (§ 45), сводный налоговый документ (§ 31b) или документ об использовании (§ 32). Наиболее часто встречаются налоговый документ и упрощенный налоговый документ.

Каждый из этих документов имеет установленные законом требования и не должен содержать никаких обязательных сведений, в противном случае документ может быть признан неверным с точки зрения НДС.

Различия между обычным и упрощенным налоговым документом

Закон о НДС устанавливает основные правила выдачи налоговых документов. Помимо этих обязательств, он также определяет, какие требования должен содержать налоговый документ.

«Классический» налоговый документ должен содержать все установленные законом требования, указанные в § 29 абз. 1 Закона о НДС. К ним относятся:

• обозначение лица, осуществляющего поставку,
• налоговый идентификационный номер лица, осуществляющего поставку,
• обозначение лица, для которого осуществляется поставка,
• налоговый идентификационный номер лица, для которого осуществляется поставка,
• регистрационный номер налогового документа,
• объем и предмет поставки,
• дата выдачи налогового документа,
• дата осуществления поставки или дата получения оплаты, если до осуществления поставки возникла обязанность на дату получения оплаты декларировать налог или задекларировать поставку, если она отличается от даты выдачи налогового документа,
• единичная цена без налога и скидки, если она не включена в единичную цену,
• налогооблагаемая база,
• налоговая ставка,
• сумма налога в чешской валюте.

Во втором абзаце закон дополняет, что налоговый документ должен содержать также следующие сведения:

• «ссылка на соответствующее положение настоящего Закона, положение нормативного акта Европейского Союза или иное указание на то, что поставка освобождается от налога, если поставка освобождается от налога,
• «выставлено заказчиком», если лицо, для которого осуществляется поставка, уполномочено на выставление налогового документа,
• «налог уплачивает заказчик», если лицом, обязанным уплатить налог, является лицо, для которого осуществляется поставка,
• указание, что речь идет о новом транспортном средстве, и данные в соответствии с § 19 абз. 1, подтверждающие этот факт, если речь идет о поставке нового транспортного средства в другую государство-член ЕС,
• указание, что речь идет о трехсторонней сделке, если речь идет о налоговом документе, выставленном посредником покупателю при трехсторонней сделке».

Напротив, упрощенный налоговый документ, который может быть использован только в том случае, если общая сумма с учетом НДС не превышает 10 000 крон (и если поставка не осуществляется в режиме перенесенной обязанности), имеет иные реквизиты в соответствии с § 30a абз. 1. Упрощенный документ не должен содержать ИНН получателя или обозначение лица, для которого осуществляется поставка, а также не должен содержать точную разбивку на налогооблагаемую базу и НДС — достаточно, чтобы налог можно было рассчитать на основании суммы.

Наиболее распространенные ошибки при выставлении налоговых документов

При выставлении налоговых документов регулярно повторяются ошибки, которые могут иметь серьезные налоговые последствия. К наиболее распространенным относятся:

• неправильная ставка НДС — как правило, в отношении товаров или услуг, которые подлежат сниженной ставке, но по ошибке указана базовая ставка,
• неправильная ставка НДС на побочные услуги — транспортные расходы, упаковка и другие побочные услуги указаны по базовой ставке, хотя основная услуга облагается по сниженной ставке
• неуказание ИНН получателя, хотя он является плательщиком НДС — в результате документ становится неполным для применения права на налоговый вычет,
• неправильная или отсутствующая дата выдачи или дата осуществления налогооблагаемой поставки
• неточное или неполное обозначение поставления, например, отсутствие единицы измерения, количества или описания предмета поставки,
• неправильная регистрационная нумерация документов — без непрерывности нумерации могут возникнуть проблемы при проверке, возможны дубликаты номеров документов

Благодаря механизму контроля в так называемом контрольном отчете происходит сопоставление налоговых документов поставщиков и покупателей. В контрольном отчете перечисляются документы, сумма которых превышает 10 000 крон, включая НДС. Если один документ указан в этом отчете по-разному, налоговый орган требует от соответствующих субъектов исправить или объяснить ситуацию.

Недостатки в налоговых документах могут привести к тому, что покупатель не сможет воспользоваться правом на вычет, или что поставщик будет вынужден дополнительно уплатить НДС.

Ошибки при применении права на вычет НДС

Однако ошибки допускают не только те, кто выставляет документы, но и те, кто применяет право на вычет налога на основании налоговых документов. Поэтому покупатели часто допускают ошибки при применении права на вычет налога. Чаще всего это происходит в следующих ситуациях:

• документ не выставлен на плательщика НДС — он выставлен, например, на другое лицо, другого покупателя
• нет действительного налогового документа в смысле § 29 Закона о НДС — то есть отсутствуют обязательные реквизиты (как правило, налоговый идентификационный номер)
• применяется вычет по документу, который формально правильный, но поставка не связана с экономической деятельностью — например, частные покупки
• применяется полное право на вычет по документу, хотя должен применяться сокращенный или пропорциональный коэффициент
• документ применяется в неправильном налоговом периоде — например, из-за путаницы даты выдачи и даты осуществления поставки

Что нельзя делать с документами

В практике предпринимателей интересно наблюдать так называемые устоявшиеся процессы и правила, которые, однако, не регулируются законом. Некоторые устоявшиеся требования предприниматели часто путают с обязанностями. Однако эти устоявшиеся «правила» совсем не обязательны, и закон не устанавливает таких обязанностей. Речь идет, например, о следующих утверждениях:

• налоговый документ не должен содержать штамп, хотя многие предприниматели требуют его наличия
• необязательно печатать счет-фактуру — документ может быть в полностью электронном виде, если он соответствует условиям подлинности и неповрежденности (см. § 34 Закона о НДС),
• чешский закон не требует QR-кода или другой формы защиты, хотя это является обычной практикой, например, в некоторых зарубежных системах,
• в документе, выставленном иностранным плательщиком, не обязательно указывать чешскую ставку НДС, поскольку поставка может подлежать режиму обратного обложения.

Таким образом, для предпринимателей и бухгалтеров важно знать не только формальные требования закона, но и исключения, которые могут существенно повлиять на налоговое применение документов.

Источник:

https://www.podnikatel.cz/clanky/jake-nejcastejsi-chyby-se-objevuji-na-danovych-dokladech