Электронные трудовые договоры и соглашения на практике

Вот уже полгода работодатели в Чехии могут заключать трудовые договоры и соглашения в упрощенном электронном виде. Эксперты советуют, чего следует избегать.

Поправки в Трудовой кодекс упростили процедуру заключения двусторонних правовых договоров (соглашений) с 1 октября 2023 года. Это касается, например, согласования трудовых договоров, соглашений об изменении (приложений к трудовому договору), соглашений о расторжении и т. д. Насколько часто и каким образом работодатели используют это нововведение?

В соответствии с измененной статьей 21 Трудового кодекса, упрощенная электронная процедура может быть использована только для некоторых документов, в частности, для вышеупомянутых двусторонних правовых соглашений. Электронная доставка не может быть использована для вручения уведомления о немедленном увольнении, увольнении в период испытательного срока и других документов, связанных с прекращением трудовых отношений или правоотношений на основании договора о выполнении работы или договора о трудовой деятельности, а также для подачи заявления об отзыве или увольнении с руководящей должности, начисления заработной платы.

Это изменение соответствует относительно недавнему решению суда, а также отражает развитие цифровых технологий. Если трудовой договор, соглашение о выполнении работы, соглашение о трудовой деятельности или изменения к ним, а также соглашение в соответствии со статьями 49 и 77(5)(a) Трудового кодекса заключены через сеть или службу электронных коммуникаций, работодатель (в соответствии с поправками к Трудовому кодексу) обязан направить их копию на электронный адрес работника, который работник в письменной форме сообщил работодателю именно для этих целей (личная электронная почта, облачное хранилище, электронный адрес в коммуникационном приложении).

Условием для такого способа предоставления услуг является предварительное согласие в отдельном письменном заявлении. Здесь достаточно простой электронной подписи. Затем документ может быть подписан (опять же, достаточно простой электронной подписи) и вручен работнику.

Основные правила

• в основном это двусторонние юридические сделки (соглашения).
• работник заранее соглашается на такой способ обслуживания и указывает адрес для обслуживания (не зависящий от работодателя, т. е. не рабочий e-mail). Согласие может быть и электронным (предварительное электронное письмо). Работодатель должен иметь согласие работника для доказательства (судебный процесс и т. д.).
• признанная электронная подпись не требуется (относится к обеим сторонам) — достаточно простой электронной подписи.
• работодатель должен направить копию соглашения работнику на его электронный адрес (работник может ознакомиться с текстом соглашения, сохранить его, распечатать и т. д.).
• работник также может письменно отказаться от договора в течение 7 дней со дня доставки копии документа (соглашения) на электронный адрес (если исполнение еще не началось, например, он не приступил к работе в соответствии с заключенным изменением к трудовому договору — новым видом работы и т. д.).

Возможность отказаться от договора, заключенного в электронном виде

Как пояснил Podnikatel.cz Ричард Колибач из Государственного управления инспекции труда, измененные положения статьи 21 Трудового кодекса не предусматривают никаких новых условий для действительности договора, заключенного в электронном виде. Она лишь налагает на работодателя соответствующие обязательства по защите работника как более слабой стороны трудовых отношений и предоставляет работнику право отказаться от такого договора в письменной форме, за исключением отдельных случаев. Своим бездействием работодатель «продлевает» срок, в течение которого работник может отказаться от договора, заключенного в электронном виде, по смыслу § 21(2) Трудового кодекса, поскольку он начинает течь только с момента доставки копии заключенного договора или соглашения на электронный адрес работника, поясняет Колибач.

Со стороны работодателя важно иметь внутреннюю процедуру и наиболее подходящий способ электронного общения. Ведь сейчас можно заключить трудовой договор, например, через различные HR-системы. Когда речь идет о заключении договора через адрес электронной почты, работодателю необходимо убедиться, что адрес электронной почты, указанный работником, действительно является его личным адресом. 

Однако, по мнению Ричарда Колибача, то, что работодатель не отправил электронную копию договора на личный адрес электронной почты работника, само по себе не влияет на действительность договора. Согласно Гражданскому кодексу, договор считается действительным, если стороны согласовали его содержание и предложение о заключении договора принято другой стороной. Однако, не выполнив свою обязанность (направить копию документа на электронный адрес работника, который не находится у работодателя и который работник письменно сообщил работодателю для этой цели), работодатель рискует, что его противоправное поведение будет расценено как правонарушение в рамках трудовых отношений или соглашений о работе, выполняемой вне рамок трудовых отношений. Это соответствует положениям § 12(1)(a) и § 25(1)(a) Закона о трудовой инспекции («нарушение определенного обязательства при установлении, изменении, прекращении трудовых отношений, договора о выполнении работы или соглашения о выполнении работы»), за которое может быть наложен штраф в размере до 2 000 000 чешских крон.

Онлайн-коммуникации входят в сферу HR

Упрощенный электронный способ заключения трудовых договоров и соглашений уже используется рекрутерами и кадровыми агентствами. Но не повсеместно, а скорее только с некоторыми клиентами. Это подтвердила Йитка Коуба (Соучкова) из Grafton Recruitment. 

Иржи Халбрштат, менеджер по подбору персонала и маркетингу компании Manpowergoup, также высоко оценивает возможность заключения трудовых отношений в электронном виде: “Это экономит время и административные задачи как для работника, так и для работодателя. Несмотря на то, что большинство договоров мы заключаем «лично», электронный способ имеет место быть и с сотрудниками, которые приходят в наши филиалы. У нас есть только отдел кадров в головном офисе. Процесс ускоряется, исключается необходимость в ненужном сканировании документов с подписями и т. д.”.

В то же время Иржи Халбштат добавляет, что в их кадровом агентстве работают тысячи людей, и новое законодательство позволяет им еще больше оцифровать всю программу управления персоналом и расчета заработной платы в этой области. Уже более 10 лет они используют цифровые подписи договоров на планшетах, и новое законодательство — это еще один шаг к полному отказу от бумажного документооборота.

Деятельность инспекции

Как и в случае с предыдущими изменениями в трудовом законодательстве, только в ходе самих проверок станет ясно, как работодатели решили применить поправки и с какими проблемами столкнется инспекция труда в ходе своих проверок.

“Однако пока мы не зафиксировали никаких инициатив по проведению проверок в этой области. Работодатели и работники обращаются к нам по этому вопросу только в рамках консультаций, и то в незначительном количестве случаев. Работодателям можно посоветовать не забывать отправлять документы, заключенные в электронном виде, на электронный адрес работника, а сторонам — выбирать электронный адрес, который не находится в распоряжении работодателя (т. е. не является рабочим адресом) в соответствии с законом”, — сказал Колибач.

Он подчеркнул, что письменная форма должна соблюдаться всегда для тех документов, для которых этого требует Трудовой кодекс. Наконец, он добавил, что обязательные толкования по электронной доставке и связанным с ней вопросам появятся только в результате возможных судебных споров.

==

https://www.podnikatel.cz/clanky/elektronicky-uzavirane-pracovni-smlouvy-a-dohody-v-praxi/?utm_source=push&utm_campaign=2024-04-18